FAQ

Häufig gestellte Fragen

Bei Einzahlungen im Rahmen von Schutzrechtsverlängerungen handelt es sich gemäß Geldwäschegesetz um eine regulierungspflichtige Finanzdienstleistung. Wir haben für Sie die häufigsten Fragen rund um die gesetzeskonforme Verlängerung Ihrer Schutzrechte und den damit verbundenen Prozessen bei der PAVIS GmbH zusammengestellt.

ZAG - Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz

Erbringung eines Zahlungsdienstes im Rahmen Ihrer Schutzrechtsverlängerungen

Um Schutzrechtsverlängerungen compliant durchzuführen, gehen Kunden eine Geschäftsbeziehung mit der PAVIS GmbH und der PAVIS Payments GmbH ein. Grundlegende Informationen sowie wichtigen Änderungen für bestehende Geschäftsbeziehungen finden Sie in den folgenden FAQ.

Was bedeutet ZAG?

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) regelt die Beaufsichtigung von Zahlungsdiensten in der Bundesrepublik Deutschland. Es ist bereits am 31. Oktober 2009 zum Zwecke der Umsetzung der Ersten EU-Zahlungsdiensterichtlinie in Kraft getreten. Im Rahmen der Umsetzung der Zweiten EU-Zahlungsdiensterichtlinie wurde das ZAG zum 13. Januar 2018 noch einmal erheblich geändert. Die zweite Richtlinie zur Regulierung von Zahlungsdiensten und Zahlungsdienstleistern im europäischen Binnenmarkt (PSD II) wird sukzessive in allen EU-Staaten umgesetzt.

Das ZAG hat eine Vereinheitlichung des Zahlungsdiensterechts in Europa und somit die Beseitigung von Hindernissen bei der grenzüberschreitenden Erbringung von Zahlungsdiensten zum Ziel. Dadurch sollen Sicherheitsstandards innerhalb Europas gestärkt und harmonisiert werden. Durch die Beaufsichtigung von Zahlungsdienstleistern sollen zudem die Chancen von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung reduziert werden.

Was ist die BaFin?

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) ist eine Behörde mit Sitz in Frankfurt am Main und Bonn. Sie untersteht der Rechts- und Fachaufsicht des Bundesministeriums der Finanzen. Die BaFin beaufsichtigt und kontrolliert als Finanzmarktaufsichtsbehörde im Rahmen der Finanzaufsicht alle Bereiche des Finanzwesens in Deutschland. Damit überwacht sie auch die Einhaltung des ZAG.

Was bedeutet das für Kunden der PAVIS GmbH?

Wichtig: Die vertragsbezogenen Änderungen haben nur geringfügige Auswirkungen auf die von Ihnen gewohnten Prozesse (wie eine Änderung der Bankverbindung zum 01. Juli 2020). Sie als unser Kunde werden in Zukunft weiterhin hauptsächlich mit der PAVIS GmbH kommunizieren. In Ihrem Namen beauftragt die PAVIS GmbH nach Auftragserteilung (Erklärungsbotin) die PAVIS Payments GmbH. Aufgabe der PAVIS Payments GmbH ist die Ausführung der weltweiten Einzahlungen.

Somit können wir unsere oberste Priorität realisieren, nämlich die bestehenden Kundenprozesse unverändert zu belassen sowie keinen Zusatzaufwand bei Ihnen zu generieren. Unsere Prozesse sind noch sicherer und die Qualitätsstandards sind noch höher geworden.

Für Sie als Kunde der PAVIS GmbH bedeutet die Ausgliederung, dass Sie mit der PAVIS Payments GmbH eine Geschäftsbeziehung auf Basis der Bedingungen zur Nutzung von Zahlungsdiensten (nachfolgend „PAVIS Payments Nutzungsbedingungen“) eingehen müssen, um ihre Schutzrechte zukünftig und wie gewohnt, verlängern lassen zu können. Gleichzeitig ist es erforderlich, dass Sie den neuen allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der PAVIS GmbH zustimmen, da sich wesentliche Vertragsbestandteile ändern und die Leistungen aus der alten AGB-Fassung nicht mehr erfüllt werden können.

Welche Vorteile ergeben sich daraus für Kunden?

Compliance

Mit PAVIS GmbH & PAVIS Payments GmbH 100% gesetzeskonform

  • BaFin Erlaubnis
  • Jährliche externe Überprüfung der gesetzlichen Vorgaben

Transparenz

Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

  • Transaktions-Monitoring
  • Kunden-Due-Dilligence-Prüfung

Sicherheit / Risikominimierung

Ausschluss von Zahlungsausfällen und insolvenzsicher

  • PAVIS-Liquiditätsgarantie
  • Treuhandkonto
  • Automatisierung wesentlicher Zahlungsabläufe
Was sind die wesentlichen Veränderungen bei PAVIS?

Die PAVIS GmbH führt im Namen und auf Rechnung Dritter Einzahlungen zum Zwecke der Erneuerung von Schutzrechten aus. Sie erbringt somit Zahlungsdienste. Das Geschäftsmodell der PAVIS GmbH wurde von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) als erlaubnispflichtige Finanzdienstleistung eingestuft.

Aufgrund dieser Feststellung, hat sich die PAVIS GmbH dazu entschieden, die erlaubnispflichtige Finanzdienstleistung, nämlich die weltweite Einzahlung von Gebühren für Schutzrechte, in das für diesen Zweck neu-gegründete Tochterunternehmen, die PAVIS Payments GmbH auszugliedern.

Warum müssen Kunden die AGB für zwei Gesellschaften akzeptieren?

Die aufsichtsrechtlichen Vorgaben der BaFin haben auch Einfluss auf unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Um die Prozesse in gewohnter Form aufrecht zu erhalten und den Aufwand für unsere Kunden so gering wie möglich zu halten, wurde die erlaubnispflichtige Finanzdienstleistung – nämlich die weltweiten Einzahlungen von Gebühren für Schutzrechtsverlängerungen – auf das neu-gegründete Tochterunternehmen PAVIS Payments GmbH übertragen. Die PAVIS GmbH bleibt als Hauptansprechpartner für Sie bestehen. Somit gibt es zwei Unternehmen unter einem Dach – mit jeweils eigenen AGB.

Was passiert, wenn die neuen AGB und die Nutzungsbedingungen nicht akzeptiert werden?

Wenn Sie die geänderten AGB der PAVIS GmbH und die Nutzungsbedingungen der PAVIS Payments GmbH nicht akzeptieren, können wir künftig für Sie keine Schutzrechtsverlängerungen mehr vornehmen.

Wie geht es weiter und was sind die nächsten Schritte?

Wir werden den Prozess weiter vorantreiben und kommen in naher Zukunft auf Sie zu, um Sie über die nächsten Schritte zu informieren. Je nach Rechtsform bzw. Standort Ihres Unternehmens werden wir zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen nähere Informationen zu Ihrem Unternehmen benötigen, die wir entweder persönlich abfragen oder über das Handelsregister in Erfahrung bringen können. Wichtig für uns wird es zu jedem Zeitpunkt sein, den Aufwand bei Ihnen als unseren Kunden so gering wie möglich zu halten.

KYC und AML

Zum Zusammenspiel von PAVIS und PAVIS Payments

Zur gesetzeskonformen Durchführung von Zahlungen für Schutzrechteverlängerungen müssen alle Kunden im Vorfeld einen Identifikationsprozess durchlaufen. Wir haben die wichtigsten Fragen und Begriffsklärungen für Sie zusammengefasst.

Was versteht man unter „Know-Your-Customer“ (KYC)?

„Know Your Customer" (KYC) bezeichnet die im Geldwäschegesetz (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 und 2 GwG) verankerte Identifizierung eines Vertragspartners, bzw. der im Namen des Vertragspartners handelnden Personen. Demnach sind Zahlungsdienstleister einerseits dazu verpflichtet, die Eigentums- und Kontrollstruktur ihrer Kunden in Erfahrung zu bringen. Zum anderen müssen sie sicherstellen, dass für den Vertragspartner handelnde Personen hierzu tatsächlich berechtigt sind. Hierfür werden einige unternehmensbezogene und persönliche Daten benötigt, die im Rahmen des KYC-Prozesses abgefragt werden.

Was heißt „Anti-Money-Laundering“ (AML)?

Der englische Begriff „Anti-Money-Laundering“ (AML) bedeutet übersetzt Geldwäschebekämpfung. Der Begriff bezieht sich auf eine Reihe von europäischen Gesetzen, Vorschriften und Verfahren, die sowohl Terrorismusfinanzierung als auch Geldwäsche verhindern sollen. Diese werden auf nationaler Ebene umgesetzt, in Deutschland z.B. durch das Geldwäschegesetz (GWG).

Warum muss die PAVIS Payments GmbH den KYC-Prozess bei ihren Kunden durchführen?

PAVIS Payments ist ein Zahlungsdienstleister gemäß § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) und dadurch Verpflichteter nach dem § 2 Abs. 1 Satz 2 Nummer 6 Geldwäschegesetz (GWG) . Alle Verpflichteten im Sinne des Geldwäschegesetzes müssen ihre Vertragspartner – also auch ihre Kunden und in deren Namen handelnde Personen – anhand gewisser Daten identifizieren. Dies dient der Vorbeugung und Verhinderung von Wirtschaftskriminalität und Terrorismusfinanzierung.

Welche Informationen werden benötigt?

Das Geldwäschegesetz sieht vor, dass im Rahmen des Know-Your-Customer-Prozesses sowohl die Eigentums- als auch die Kontrollstruktur des Vertragspartners ermittelt wird.

Dazu gehören firmenspezifische Informationen wie Rechtsform, Adresse, Registernummer und Branche. Je nach Wirtschaftsform sind zudem die persönlichen Daten des gesetzlichen Vertreters oder des wirtschaftlich Berechtigten zu erheben.

Welche Unterlagen müssen in diesem Rahmen an PAVIS Payments übermittelt werden?

Abhängig von der jeweiligen Rechtsform des Kunden werden entweder der Gewerbeschein bzw. Gesellschaftervertrag oder der Handelsregisterauszug sowie die Liste der Gesellschafter benötigt.

Wie können die notwendigen Informationen und Unterlagen übermittelt werden?

Den schnellsten und sichersten Weg der Datenübermittlung ermöglicht das PAVIS Portal. Mit wenigen Klicks können Sie alle benötigten Dokumente einfach und komfortabel per Upload übermitteln. Auch eine Übersendung der Daten per E-Mail ist möglich. In Ausnahmefällen und nach Absprache kann die Übermittlung der Unterlagen auch per Post erfolgen.

Was ist das PAVIS Portal?

Das PAVIS Portal wurde für den Know-Your-Customer-Prozess (KYC) entwickelt, um die Eingabe und Übermittlung der Daten für unsere Kunden so zeitsparend und nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Jeder Kunde oder Interessent erhält eine persönliche Einladung zum PAVIS Portal via E-Mail. Unter portal.pavis.de können anschließend die erforderlichen Daten eingegeben und im gleichen Arbeitsschritt die zugehörigen Dokumente hochgeladen werden. So ersparen Sie sich einen Umweg über E-Mail-, oder gar Postversand. Zudem ist das Portal technisch und in punkto Datensicherheit auf dem neusten Stand.

Perspektivisch werden in diesem Portal auch weitere PAVIS-Dienstleistungen angeboten.

Welche Informationen werden im PAVIS Portal abgefragt?

Kunden erhalten per E-Mail eine Einladung zur Anmeldung für das PAVIS Portal. Unter Angabe von Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adresse und Passwort können sie sich als Benutzer registrieren. Danach startet der KYC-Prozess, bei dem alle benötigten Informationen zu folgenden Kategorien hinterlegt werden müssen:

  1. Allgemeine Firmendaten
  2. Gesetzliche Vertreter oder Inhaber (inkl. Adress-, Geburts- und Kontaktdaten)

  3. Wirtschaftlich Berechtigte

Juristische Personen (Kapital- und Personengesellschaften) werden aufgefordert, einen aktuellen Handelsregisterauszug und eine Liste der Gesellschafter im Portal zu hinterlegen.

Natürliche Personen (Freie Berufe, Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR), Gewerbetreibende / Selbstständige etc.) werden aufgefordert, entsprechende Dokumente wie Gewerbeschein, Gesellschaftervertrag oder Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit zu hinterlegen.

Während der anschließenden Prüfung der angegebenen Informationen durch einen berechtigen Mitarbeiter von PAVIS kann es zu Rückfragen kommen (z.B. wegen fehlender Unterlagen oder Informationen). Sobald die Prüfung erfolgreich abgeschlossen ist, wird eine Freigabe zur Nutzung erteilt.

Wer muss sich persönlich identifizieren und welche Möglichkeiten zur Identifizierung gibt es?

Abhängig von der jeweiligen Rechtsform unserer Kunden ist die Identifizierung des Firmeninhabers per Post Ident- oder Video-Ident-Verfahren erforderlich.

1. Identifizierung via Video-Ident:

Ein Mitarbeiter der Deutschen Post führt Sie persönlich durch das Video-Ident-Verfahren. Dafür benötigen Sie eine stabile Internetverbindung und eine Videokamera (Smartphone, PC, Tablet etc.). Die zu identifizierende Person selbst muss zu sehen sein und den Ausweis (Vorder- und Rückseite) bzw. den Reisepass so in die Kamera halten, dass alle Sicherheitsmerkmale erkennbar sind. Sie erhalten zusätzlich einen Sicherheitscode bzw. eine TAN per SMS oder E-Mail. Diese geben Sie am Ende des Prozesses ein, um Ihre Identität erfolgreich zu bestätigen.

2. Identifizierung via Postident:

Nach Erhalt eines Postident-Coupons von PAVIS wird dieser zusammen mit einem gültigen Personalausweis in einer Filiale der Deutschen Post vorgelegt. Alternativ kann ein Reisepass in Kombination mit einer Wohnsitzbestätigung des örtlichen Ordnungsamtes verwendet werden. Bei ausländischen Bürgern sollte der Ausweis eine Wohnortangabe enthalten. Nach erfolgreich abgeschlossener Identitätsprüfung durch einen Mitarbeiter der Deutschen Post leitet dieser die Informationen an PAVIS weiter. Die Identifizierung selbst dauert nur wenige Minuten und ist für PAVIS-Kunden selbstverständlich kostenlos.

Was sind wirtschaftlich Berechtigte?

Ein wirtschaftlich Berechtigter ist eine natürliche Person, die Eigentümer des Unternehmens ist, dieses kontrolliert oder auf dessen Veranlassung die Geschäftsbeziehung gegründet ist. Eigentum oder Kontrolle wird angenommen, wenn eine Person direkt oder indirekt mehr als 25 % der Stimmrechte oder der Aktienanteile kontrolliert. Sofern es keinen wirtschaftlich Berechtigten laut vorstehender Definition gibt, geben Sie bitte einen Geschäftsführer/Vorstand, als fiktiven wirtschaftlich Berechtigten an.

Weitere Hinweise und Beispiele haben wir in unserem Infoblatt für Sie zusammengestellt.

Muss bei einer börsennotierten Aktiengesellschaft (AG) ein wirtschaftlicher Berechtigter erfasst werden?

Wenn es sich um eine  börsennotierte AG handelt,  muss kein wirtschaftlich Berechtigter eingetragen werden. Hier ist die Angabe der WKN/ISIN ausreichend.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Handelt es sich um eine eigenständige Tochterfirma, an der eine börsennotierte AG weniger als 75 % der Anteile hält, ist zu prüfen, ob es bei den Mitinhabern wirtschaftlich Berechtigte gibt. Kontrolliert ein nicht-börsennotiertes Unternehmen mehr als 25 % der Kapital- und Stimmrechte, muss eruiert werden, ob diese von natürlichen Personen gehalten werden. Laut Geldwäschegesetz müssen diese dann als wirtschaftlich Berechtigte erfasst werden.

Wo findet man Informationen über Beteiligungsverhältnisse eines Unternehmens?

Informationen über die Beteiligungsverhältnisse Ihres Unternehmens finden Sie in den Gründungsverträgen, im Konzernspiegel Ihrer Bilanz sowie in Beteiligungsaufstellungen. Sie können sich auch an Ihren Notar, Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sowie Ihre Rechts-, Finanz-, Bilanz- oder Controlling-Abteilung wenden.

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